Le logiciel de caisse : un système de plus en plus sécurisé

Si vous possédez un commerce et si vous êtes assujetti à la TVA, sachez que du moment où vous enregistrez les paiements de vos clients, vous êtes dans l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse. Actuellement, les logiciels de caisse doivent répondre à des normes et à des certifications pour la sécurisation de vos données et pour l’administration fiscale.

Qui est concerné par le logiciel de caisse ?

Selon l’article 286 du code général des impôts, tous les contribuables qui sont assujettis à la TVA sont obligés d’utiliser un logiciel de caisse. Tel est aussi le cas pour les contribuables enregistrant les règlements de leurs clients non assujettis (B to C). Cet article exclut les assujettis bénéficiant du régime de la franchise en base de TVA, les entreprises travaillant seulement avec d’autres professionnels assujettis (B to B), les agriculteurs obéissant au régime de remboursement forfaitaire et les assujettis ne réalisant que des transactions exemptées de TVA. Depuis l’année 2018, c’est seulement le logiciel de caisse enregistreuse donnant des tickets de caisse qui peuvent être utilisés. Donc, le logiciel de gestion ou de comptabilité n’est plus concerné. Pour information, l’utilisation sans certificat ou non conforme de cet outil implique une amende de 7500 euros. Il est possible de l’éviter si vous fournissez à l’administration fiscale les justificatifs demandés dans un délai de 30 jours.

Qu’est-ce qu’on entend par logiciel certifié ?

Pour qu’un logiciel de caisse soit aux normes, il faut qu’il réponde à certains critères dont la sécurisation des données, l’inaltérabilité, l’archivage annuel ou par exercice ainsi que la conservation des données durant 6 ans. Il faut savoir que la conservation des calculs dans le logiciel de caisse même suite à une purge et un archivage est obligatoire, tel est aussi le cas pour les modifications réalisées. Un système de caisse certifié ne permet pas de modifier un ticket et son moyen de règlement, de réimprimer un ticket sans l’indication duplicata ainsi que de travailler avec une date ne correspondant pas à la date du jour sans en garder une trace. La conservation des données vient obligatoirement avec les clôtures journalières, mensuelles, annuelles ou encore par exercice.

Les différentes certifications du logiciel de casse

Le logiciel de caisse avec une fonctionnalité de caisse doit être certifié par des organismes certificateurs ou par une attestation de son éditeur. Parmi ces organismes, il y a le LNME (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais) proposant un référentiel de certification des logiciels de caisse ainsi qu’AFNOR fournissant la marque NF 525. Toutefois, les logiciels libres sont également concernés du moment qu’il propose une fonctionnalité de caisse. À préciser que la certification n’est pas nécessaire s’il n’y a pas de règlement en espèces, quand le règlement se passe directement par un organisme de crédit. Quand le logiciel de caisse est certifié, l’entreprise qui l’utilise obtient une attestation individuelle, et il faut la garder comme justificative en cas de contrôle fiscal.