Les avantages d’un logiciel pour la gestion des rendez-vous dans votre mairie

La prise de rendez-vous en entreprise, mais également au sein d’une collectivité doit être efficace. C’est pourquoi de plus en plus de structures optent pour la mise en place d’une solution de prise de rendez-vous en ligne sur leur site web. Celle-ci convient à tous les secteurs d’activité et offre des avantages non négligeables. Découvrez l’utilité d’un logiciel dédié à la gestion des rendez-vous pour votre mairie.

Une satisfaction des clients plus élevée avec un logiciel de gestion des rendez-vous

Le principal avantage du logiciel de gestion des rendez-vous est que les administrés peuvent prendre rendez-vous à tout moment, quel que soit le jour de la semaine. En effet, contrairement à la prise de rendez-vous par courriel ou par téléphone qui implique généralement des heures de bureau classiques, l’outil est fonctionnel 24 h/24, 7j/7. Par conséquent, ceux qui n’ont pas le temps en semaine peuvent prendre rendez-vous le week-end ou le soir, selon leurs disponibilités. À l’instar de Synbird qui édite une solution de prise de rendez-vous afin d’en faciliter la gestion aux mairies, il existe des logiciels efficaces et très faciles à prendre en main.

Un système automatisé pour réduire les temps d’attente

Le logiciel de gestion de rendez-vous offre une plus grande autonomie aux utilisateurs. En effet, il ne sera plus nécessaire pour eux d’attendre que vous répondiez au téléphone ou que vous leur répondiez par email. Les temps d’attente seront alors considérablement réduits. Il leur suffit de choisir l’heure qui leur convient sur le planning disponible sur votre site, qui est mis à jour en temps réel, et d’indiquer leurs informations personnelles.

Par ailleurs, certaines personnes sont souvent gênées quand il s’agit de téléphoner et seront plus enthousiastes de prendre rendez-vous si cela ne nécessite pas d’interaction avec quelqu’un. D’autre part, la prise rendez-vous peut être une source d’erreurs lorsqu’elle est gérée par le personnel : malentendu concernant le jour ou l’heure du rendez-vous, oubli d’ajout sur l’agenda, etc. Toutefois, lorsqu’un utilisateur prend un rendez-vous en ligne, via le logiciel, l’agenda est synchronisé de manière automatique et des notifications sont transmises aux personnes concernées.

Évitez la non-présentation

Les logiciels de prise de rendez-vous proposent notamment des fonctionnalités utiles comme les rappels de rendez-vous par SMS et par courrier électronique. De même, des notifications peuvent être envoyées lors de nouvelles prises de rendez-vous, mais aussi avant le jour J en guise de rappel. Cela permet ainsi d’éviter la non-présentation de la personne le jour du rendez-vous.

Comment un logiciel permet-il d’alléger le travail administratif du personnel ?

La mise en place d’un logiciel dédié vous permet également de prendre davantage de rendez-vous tout au long de l’année. Le temps qui était consacré aux appels ou aux échanges de courriels pourra être utilisé pour des activités plus importantes. De manière plus précise, l’outil peut réduire jusqu’à 50 % le temps consacré à la prise de rendez-vous grâce à l’automatisation de l’assignation des équipes, la synchronisation des calendriers…

Par ailleurs, moins d’interruptions dues aux demandes de rendez-vous augmentent la concentration et la productivité. Le logiciel de prise de rendez-vous est donc un levier particulièrement puissant pour optimiser la productivité du personnel. Avec le choix d’un outil complet, il sera possible d’intégrer les agendas des agents ainsi que les process de la mairie. Enfin, il est impératif pour les collectivités de suivre les tendances et les évolutions technologiques afin d’optimiser leurs services. L’introduction d’un logiciel pour la gestion des rendez-vous est dès lors un excellent moyen d’y parvenir.